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Simplificación del procedimiento administrativo

Se adoptan las siguientes medidas de simplificación documental que han de aplicarse a los procedimientos administrativos y, por tanto, a los procedimientos de aprobación, revisión y modificación del planeamiento territorial y urbanístico.
La finalidad es mejorar la calidad de los servicios prestados por la Administración de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares y, en particular, contribuir a hacer efectivo el derecho de la ciudadanía a no presentar documentos no exigidos por las normas aplicables al procedimiento de que se trate o que ya se encuentren en poder de la Administración establecido en LRJPAC art.35 f).
Se aplica a los procedimientos y actuaciones que sean competencia de los órganos de la Administración balear, sus organismos autónomos y todos los entes que integran el sector público instrumental, cuando ejerzan potestades administrativas, a excepción de los procedimientos tributarios y actuaciones de aplicación de tributos, que se regirán por su normativa específica.
En todos los casos, la accesibilidad a los documentos y a los datos ha de estar limitada estrictamente a aquellos documentos y datos requeridos a los ciudadanos para tramitar y resolver los procedimientos y actuaciones que sean competencia de la respectiva Administración, de acuerdo con la normativa vigente.
La simplificación afecta a los siguientes trámites:
1.- La Administración no puede exigir a la ciudadanía la presentación de documentación cuando se dé alguno de los siguientes supuestos:
– que la aportación de los documentos no se considere obligatoria en la norma reguladora del procedimiento;
– que, a pesar de ser obligatoria la aportación, el documento se encuentre en poder de la Administración autonómica -la persona interesada identifique el expediente en el cual se encuentra el documento y en el caso de que los documentos se conserven sólo en papel y hayan transcurrido más de 5 años desde la finalización del procedimiento, la Administración puede solicitar la aportación de la documentación a la persona interesada-, o se pueda comprobar la información por técnicas telemáticas facilitando la persona interesada el código seguro de verificación; o que los documentos consten en el catálogo de simplificación documental o los documentos estén incorporados a la carpeta documental.
No obstante, se puede exigir la presentación de los documentos en los procedimientos en que la documentación acreditativa se tenga que presentar en la Administración en un sobre cerrado, a efectos de comprobarla y verificarla en actos formales o públicos de apertura de sobres, excepto si se han habilitado medios que permitan comprobarla o verificarla en el desarrollo de los actos y en los procedimientos derivados de las funciones inspectoras, de supervisión y control, de investigación y de instrucción de los órganos que las tengan atribuidas, siempre que esté justificado y para llevar a cabo esa finalidad.
2.- La información sobre la normativa vigente ha de estar a disposición de las personas interesadas en la web de los respectivos órganos, en cada caso, de la Administración de la comunidad autónoma y de los entes del sector público instrumental que de ella dependen cuando ejerzan potestades administrativas.
La relación normativa ha de incluir las modificaciones normativas, indicando el boletín oficial de publicación y, siempre que sea posible, el enlace electrónico. Si las normas han tenido diversas modificaciones se puede incluir la versión refundida a efectos de facilitar la claridad formal y, si son especialmente complejas o relacionadas con otras normas, textos con los comentarios necesarios para un comprensión correcta por parte de la ciudadanía.
Los órganos autonómicos, sus organismos autónomos y el resto de entes que integran el sector público instrumental, cuando ejerzan potestades administrativas, han de mantener actualizada la información sobre la normativa vigente que afecte a sus funciones, la cual ha de servir para elaborar el inventario de los procedimientos derivados de la mencionada normativa.
3.- Debe aprobarse el inventario de los procedimientos, entendido como la relación automatizada de los diferentes procedimientos administrativos de los cuales es competente la Administración de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares. Los procedimientos han de contener, como mínimo:
– la identificación del procedimiento;
– las normas en que se concreta la regulación;
– los requisitos y la documentación requerida;
– los plazos máximos de resolución y notificación;
– los efectos del silencio administrativo; y
– el órgano competente para resolverlos.
4.- La Administración debe definir los modelos a utilizar las personas interesadas en la tramitación de los procedimientos administrativos, en los que no se puede exigir más información que la estrictamente necesaria para el desarrollo del procedimiento que corresponda.
5.- La Administración ha de publicar un modelo genérico de solicitud de inicio de procedimientos para que la persona interesada lo pueda utilizar en caso de que no identifique el procedimiento de entre los incluidos en el inventario de procedimientos administrativos de la Administración autonómica. Asimismo, han de facilitarse modelos relativos a los trámites comunes y habituales en los procedimientos administrativos.
6.- Los procedimientos administrativos susceptibles de ser iniciados o tramitados, total o parcialmente, de forma electrónica, no han de comportar la obligación de presentar originales ni copias compulsadas en papel de la documentación que ya haya sido aportada en formato digital.
7.- En los procedimientos de concurrencia competitiva se puede eximir a los interesados de aportar inicialmente cualquier documento, mediante la sustitución por una declaración responsable, sin perjuicio de la posterior presentación o acreditación de los documentos, en el supuesto de obtener una propuesta de resolución favorable, en los plazos establecidos en las normas de la convocatoria correspondiente.
8.- A los efectos de facilitar la instrucción de procedimientos posteriores o complementarios, como pueden ser los de inspección o comprobación, o de inscripción en registros administrativos, en los procedimientos iniciados a solicitud de la persona interesada mediante una declaración responsable o una comunicación previa, ésta se puede adjuntar con la comunicación identificativa correspondiente.
9.- En materia administrativa se introducen las siguientes medidas de simplificación administrativa:
– fomento de la suscripción de convenios de colaboración o de otros instrumentos adecuados con el resto de Administraciones públicas para impulsar las actuaciones jurídicas, organizativas y tecnológicas necesarias para hacer efectivos los intercambios de información;
– las comunicaciones interorgánicas e interadministrativas derivadas de la aplicación de este decreto deben hacerse, preferentemente, por medios electrónicos;
– las propuestas de disposiciones administrativas de carácter general y los anteproyectos de ley que regulen o modifiquen procedimientos administrativos han de suprimir la obligación de aportar una determinada documentación en la medida en que sea posible la obligación de aportar documentación por parte de las personas interesadas por la utilización de una declaración responsable, con posibilidad de comprobación posterior;
– la obtención de la documentación de donde se encuentra y la comprobación de los datos necesarios para tramitar un procedimiento administrativo que no hayan sido aportados ha de hacerse de oficio antes de formular la propuesta de resolución del procedimiento y, en cualquier caso, con carácter previo a la resolución;
– se admite el sistema simplificado de comprobación mediante diligencias del órgano instructor o, en su caso, de una persona funcionaria, siempre que los datos se hayan comprobado anteriormente por el mismo órgano o funcionario, o manifestándolo bajo su responsabilidad mediante una diligencia -este sistema tiene carácter de preferente en el caso de documentos que estén en poder del mismo órgano o consejería-;
– en el caso de existir discrepancia entre la comprobación realizada y los datos facilitados por la persona interesada, o si procede aclarar algún aspecto de los datos, el órgano competente para comprobarlos ha de estar facultado para realizar las actuaciones procedentes a través del requerimiento oportuno.

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