Con efectos desde 18-7-2019, la Orden de referencia regula la llevanza de los libros registros en el IRPF para las anotaciones correspondientes al ejercicio 2020 y siguientes. Como notas destacadas, se señalan:
Libros registros obligatorios
En función de las características de la actividad económica y del método de determinación de los rendimientos derivados de esa actividad, se establece la obligación de llevanza de los siguientes libros registro:
| Método/modalidad | Actividades empresariales en estimación directa, modalidad simplificada | Actividades empresariales sin carácter mercantil en estimación directa | Actividades empresariales en estimación objetiva | Actividades profesionales |
| Libros obligatorios | ||||
| Libro registro de ventas e ingresos | X | X | X (**) | |
| Libro registro de compras y gastos | X | X | ||
| Libro registro de bienes de inversión | X | X | X (*) | X |
| Libro registro de ingresos | X | |||
| Libro registro de gastos | X | |||
| Libro registro de provisiones de fondos y suplidos | X |
• En caso de realización de varias actividades, se deben llevar libros independientes para cada una de ellas. Si los libros registro no se llevan en formato electrónico, se debe hacer constar en el primer folio la actividad a que se refieren.
• Cuando existan diversos establecimientos, cada establecimiento puede llevar sus propios libros registro en el que se anotarán por separado las operaciones efectuadas en cada uno de ellos, siempre que los asientos resúmenes se trasladen a los libros registros generales que deben llevarse en el domicilio fiscal.
• (*) Solo cuando deduzcan amortizaciones.
• (**) Cuando realicen actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones. En este libro, además del contenido establecido con carácter general deben incluirse las subvenciones corrientes y de capital incluyendo los criterios de imputación y las indemnizaciones.
• Si existen operaciones acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca del IVA, se debe consignar separadamente el importe reintegrado de la compensación.
• Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas deben llevar unos únicos libros obligatorios correspondientes a la actividad realizada, en función del régimen de determinación del rendimiento neto de la actividad por el que la entidad haya optado o que, en su caso, le resulte aplicable, y sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar en relación con sus socios, herederos, comuneros o partícipes.
Contenido de los libros registro
• Libro registro de ventas e ingresos. En este libro deben anotarse, con la debida separación, la totalidad de los ingresos derivados del ejercicio de la actividad. El mismo debe contener:
– el número de la factura expedida, y en su caso la serie, en el que se refleje el ingreso. Cuando no exista obligación de emitir factura, los ingresos se numerarán correlativamente, anotándose en este libro el número que corresponda en cada caso;
– la fecha de expedición de la factura y la de realización de las operaciones, si fuera distinta de la anterior;
– el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del destinatario;
– el concepto, reflejado, al menos, con el desglose de ingresos íntegros que conste en el último modelo del IRPF aprobado al inicio del ejercicio al que corresponden los ingresos anotados en este libro;
– el importe de la operación o, si la operación está sujeta al IVA, la base imponible de las operaciones y, en su caso, el tipo impositivo aplicado y la cuota tributaria. Es válida la anotación de una misma factura en varios asientos correlativos cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos;
– si la operación está sujeta a retención o ingreso a cuenta del IRPF, se debe consignar por separado el tipo de retención aplicado a la operación y el importe retenido por el destinatario.
En el caso de facturas expedidas en las que no sea obligatorio la identificación del destinatario y cuyo devengo se haya producido dentro del mismo mes natural, la anotación individualizada de las facturas puede sustituirse por un asiento resumen diario, en el que debe constar:
– los números inicial y final de las facturas;
– la fecha de expedición de las mismas;
– la referencia a que se trata de un asiento resumen de facturas expedidas;
– si la operación está sujeta al IVA, la base imponible global correspondiente a cada tipo impositivo, los tipos impositivos y la cuota global de las facturas numeradas correlativamente y expedidas en la misma fecha. Si la operación no está sujeta a dicho impuesto, el importe de la operación.
Las facturas rectificativas deben anotarse por separado, consignando el número de la factura expedida, la fecha de expedición y la de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, la identificación del cliente, la base imponible, el tipo impositivo y la cuota.
• Libro registro de compras y gastos. En este libro deben anotarse, con la debida separación, la totalidad de los gastos derivados del ejercicio de la actividad. El contenido es el señalado para los libros registro de ventas e ingresos, si bien referido a las facturas recibidas o los documentos justificativos que reflejan el gasto. El nombre y apellidos, la razón social o denominación completa y el NIF se refieren al obligado a su expedición. El concepto debe reflejarse, al menos, con el desglose de gastos fiscalmente deducibles que conste en el último modelo del IRPF aprobado al inicio del ejercicio al que corresponden los gastos anotados en este libro. Asimismo, debe consignarse en el libro registro de compras y gastos el importe que es considerado gasto a efectos del IRPF.
Por otro lado, podrá hacerse un asiento resumen global de las facturas recibidas en una misma fecha, en el que se haga constar los números inicial y final de las facturas recibidas asignados por el destinatario, siempre que procedan de un único proveedor, la suma global de la base imponible correspondiente a cada tipo impositivo, la cuota impositiva global, siempre que el importe total conjunto de las operaciones, IVA no incluido, no exceda de 6.000 euros, y que el importe de las operaciones documentadas en cada una de ellas no supere 500 euros, IVA no incluido.
• Libro registro de provisiones de bienes de inversión. En este libro se registrarán, debidamente individualizados, los elementos patrimoniales afectos a una actividad empresarial o profesional. Los contribuyentes deben reflejar en este libro los datos suficientes para identificar de forma precisa las facturas y documentos de aduanas correspondientes a cada uno de los bienes afectos asentados.
Por cada bien individualizado se debe anotar:
– el número de factura o, en caso de importación, el número del documento aduanero, o en defecto de los anteriores, el número de recepción;
– la fecha en que el elemento patrimonial se encuentre en condiciones de funcionamiento;
– la descripción del bien con indicación de todos aquellos datos que permitan su perfecta identificación;
– el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y NIF del proveedor;
– el valor de adquisición, así como el valor amortizable del elemento patrimonial;
– el método de amortización aplicable;
– el porcentaje de amortización aplicado cada período impositivo, así como la cuota de amortización resultante;
– la amortización acumulada;
– en su caso, la baja del bien o derecho con expresión de su fecha y motivo; y
– en el supuesto de transmisión del bien, los datos necesarios para la identificación de la operación.
• Libro registro de provisiones de fondos y suplidos. El contenido no varía respecto a la regulación anterior, con la particularidad de que, además del nombre y apellidos, razón social o denominación completa del pagador de la provisión o perceptor del suplido, se exige además consignar su NIF.
Requisitos formales
Si los libros se llevan por medios electrónicos o informáticos, se deben conservar los programas, ficheros y archivos informáticos que les sirvan de soporte y los sistemas de codificación utilizados que permitan la interpretación de los datos cuando la obligación se cumpla con utilización de sistemas informáticos, así como facilitar la conversión de los datos a formato legible cuando la lectura o interpretación de los mismos no sea posible por estar encriptados o codificados.
Por otro lado, las anotaciones registrales deben hacerse en euros. Si la factura u otro documento justificativo se hubiera expedido en moneda distinta del euro, deberá efectuarse la correspondiente conversión para su reflejo en los libros registro.
Otras cuestiones
• El plazo para realizar las anotaciones registrales no varía. Las facturas recibidas deberán anotarse en el correspondiente libro registro por el orden en que se reciban, y dentro del período impositivo en que proceda efectuar su deducción.
• La rectificación de las anotaciones registrales deberá efectuarse mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar, para cada período trimestral de liquidación del pago fraccionado correspondiente, la totalidad de los ingresos y gastos del período, una vez practicada dicha rectificación.
• Se establece la compatibilidad con otros libros, de manera que los libros registros antes señalados podrán utilizarse a efectos del IVA siempre que se ajusten a los requisitos establecidos en el RIVA.
• A efectos de la cumplimentación de los libros registros antes señalados, la AEAT publicará en su página web un formato tipo de libros registro.
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