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Provisión por indeminizaciones de carácter laboral

Una entidad de Derecho Público pregunta cuándo debe reconocer contablemente la provisión por indemnizaciones para sus trabajadores, como consecuencia de un procedimiento de despido colectivo.
Los hechos relativos al procedimiento, esenciales para el desarrollo de esta consulta, se producen en las siguientes fechas:

1. Con fecha 28-11-12 se inicia un procedimiento de despido colectivo mediante comunicación dirigida a los representantes de los trabajadores y al resto de órganos de la Administración Pública.
2. El 28-12-12 se llega a un preacuerdo con los representantes de los trabajadores.
3. Con fecha 4-1-13 se comunica a la empresa el resultado de la votación celebrada por los trabajadores
4. El informe vinculante de la autoridad competente se realiza el 15-2-13.
5. El día 20-2-13 se formaliza el acuerdo.
6. La comunicación a la autoridad laboral competente se produce el 1-3-13.
7. Finalmente los primeros pagos por indemnizaciones se producen en los meses de marzo y abril de 2013.

La normativa en materia laboral que afecta al desarrollo de la consulta está contenida en el “Reglamento de los Procedimientos de Despido Colectivo y de Suspensión de Contratos y Reducción de Jornada”, título III: “Normas específicas de los procedimientos de despido colectivo del personal laboral al servicio de los entes, organismos y entidades que forman parte del sector público”(RD 1483/2012 art.37 a 47).
Contabilización:
El PGC en su primera parte “Marco Conceptual de la Contabilidad” enuncia el principio de prudencia, que en lo referente a la contabilización de los riesgos de empresa, señala que deberán tenerse en cuenta todos los riesgos con origen en el ejercicio o en otro anterior, tan pronto sean conocidos, incluso si sólo se conocieran entre la fecha de cierre de las cuentas anuales y la fecha en que éstas se formulen, dando información en la memoria cuando se haya generado un pasivo y un gasto.
El PGC NRV 15ª “Provisiones y contingencias” establece que se reconocerá como provisiones los pasivos que resulten indeterminados respecto a su importe o a la fecha en la que se cancelarán. Las provisiones pueden venir determinadas por una disposición legal, contractual o por una obligación implícita o tácita. En este caso, es consecuencia de la asunción de una obligación por parte de la empresa.
Por su parte el PGC NRV 23ª “Hechos posteriores al cierre del ejercicio”, establece que hechos posteriores que pongan de manifiesto condiciones que ya existían al cierre del ejercicio, deberán tenerse en cuenta para la formulación de las cuentas anuales.
Al amparo de la normativa descrita y según el contenido del “Reglamento de los Procedimientos de Despido Colectivo y de Suspensión de Contratos y Reducción de Jornada”, parece deducirse que la entidad se encuentra “jurídicamente” obligada a pagar las indemnizaciones, ya que el informe vinculante de la autoridad competente se realiza el 15-2-13, y, en esa fecha surge la obligación legal o contractual.
Desde el punto de vista contable vemos que el principio de prudencia establece que se deben tener en cuenta “todos los riesgos con origen en el ejercicio o en otro anterior, tan pronto sean conocidos”, por tanto los gastos deben registrarse en la cuenta de pérdidas y ganancias en el momento que se incurren reconociendo como contrapartida la disminución de un activo o el correspondiente pasivo.
Las provisiones deben reconocerse cuando la entidad cumple los criterios de registro y reconocimiento que marca el marco conceptual contable, aunque resulte indeterminado su importe o la fecha en la que se cancelarán.
En este caso concreto los hechos se producen alrededor de la fecha de cierre del ejercicio, en concreto del año 2012, iniciándose también en esas fechas el procedimiento, pero la confirmación definitiva se produce una vez efectuado el cierre .
Como consecuencia de esto y de la normativa expuesta, los hechos deberían figurar en la memoria de las cuentas anuales de 2012, y a su vez, un ajuste en el pasivo del balance (-142- “Provisión para otras Responsabilidades” si es a largo plazo o bien -529- “Provisiones a corto plazo” ) y el gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias (-641- “Indemnizaciones” ).
La valoración económica de la operación debe hacerse en base a la información disponible en el momento de su realización por el valor actual de la mejor estimación posible del importe necesario para cancelar o transferir a un tercero la obligación, registrándose los ajustes que surjan por la actualización del pasivo como un gasto financiero conforme se vayan devengando, excepto si se trata de provisiones con vencimiento igual o inferior a un año y el efecto financiero no sea significativo, en cuyo caso no será necesario realizar ningún tipo de descuento.
Aplicación practica:
La empresa pública FTT inicia a finales del año 2012 un procedimiento de despido colectivo, llegando en diciembre de ese mismo año, a un preacuerdo con los representantes de los trabajadores donde se estima que cumple todos los requisitos requeridos por la autoridad laboral competente. De acuerdo con la información disponible a esta fecha se estima que el valor de las indemnizaciones se elevará a 3.800.000 euros. El pago no se hará efectivo hasta los primeros meses de 2013.
Se pide, realizar los asientos contables correspondientes a la operación y determinar cómo influye este hecho económico en las cuentas anuales del ejercicio 2012.
Solución:
Asientoa realizar al cierre del ejercicio 2012:

Núm Cuenta Debe Haber
641 Indemnizaciones 3.800.000
529 Provisión a corto plazo para otras responsabilidades 3.800.000

En referencia a la valoración de la provisión, dado que es a corto plazo cuando se producirá su aplicación, se puede dotar por el valor estimado de la indemmización. En el caso de que hubiera sido a largo plazo, dicho importe debería haberse actualizado, dotándose por tanto por el valor actualizado de los pagos estimados, y posteriormente irse actualizando la provisión con cargo a un gasto financiero. En el momento de realizar los pagos se iría aplicando la provisión, si finalmente el gasto estimado fuera inferior al gasto real se registraría la diferencia como gasto por indemnización, y en caso contrario se reconocería un ingreso por exceso de la provisión.
– En relación a su repercusión en las cuentas anualesde 2012 (modelo normal):

a. Balance: dentro del apartado c) Pasivo corriente. II Provisiones a corto plazo Por tanto la dotación de la provisión supone el reconocimiento de un pasivo u obligación de pago para la entidad.
b. Cuenta de pérdidas y ganancias: en el apartado a) Operaciones continuadas apartado 6. Gastos de Personal a) Sueldos, salarios y asimilados
Lógicamente el registro del gasto en el año 2012 le supone una merma en el resultado contable de ese año, no del año en que se produce la corriente financiera.
c. Memoria: en la nota 14. Provisiones y contingencias se dará cumplida información de todos los detalles de los que se disponga en la fecha de su realización sobre el procedimiento de despido colectivo, importe estimado, plazos etc.

NOTA
Consulta comentada por M. Mercedes Ruiz de Palacios Villaverde y Enrique Rua Alonso de Corrales (Departamento de Economía Financiera y Contabilidad. Universidad San Pablo-CEU).

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