Registro de una factura en un contrato de arrendamiento operativo

Se plantea cuál debe ser el registro contable que debe recibir una factura recibida que incluye diversos conceptos, en concreto:
• El arrendamiento de una oficina.
• El consumo eléctrico de la misma y regulación de dicho consumo.
• El IVA de los gastos incorporados en la factura.
• La retención practicada por el arrendador sobre el importe del arrendamiento.
Contabilización:
Dado que los conceptos de la factura incluyen diferentes gastos, estos deben registrarse según su naturaleza y en aplicación del principio del devengo, esto es, los efectos de las transacciones o hechos económicos se registran cuando ocurran, imputándose al ejercicio al que las cuentas anuales se refieran, los gastos y los ingresos que afecten al mismo, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro (PGC MC aptdo.3).
En este caso concreto tendríamos dos gastos, por arrendamiento y por suministros:
a) Gasto por arrendamiento: el PGC NRV 8ª regula los arrendamientos, estableciendo con respecto a los arrendamientos operativos que los desembolsos efectuados serán gasto contable que debe reconocerse en función de la corriente real del servicio incurrido. También se aclara que cualquier pago que pudiera hacerse al contratar un derecho de arrendamiento calificado como operativo, se tratará como un pago anticipado por el arrendamiento que se imputará a resultados a lo largo del período de arrendamiento a medida que se reciban los beneficios económicos del activo arrendado.
b) Gastos por suministros: en referencia a los gastos por consumo eléctrico (tanto los gastos suplidos como la regulación del consumo eléctrico), si se trata de cantidades que el arrendador ha satisfecho y ahora carga al arrendatario, atendiendo al fondo económico, dicho gasto corresponde al arrendatario, que lo registrará según su naturaleza.
Al margen del registro de los gastos, en relación al IVA que se registra en la factura de los gastos indicados, debe aplicarse el PGC NRV 12ª que establece:
– Si no fuera deducible, la empresa deberá registrarlo como mayor valor del activo adquirido o del gasto, en función del objeto de las operaciones gravadas con este impuesto.
– Si fuera deducible, no constituirá mayor valor del activo o del gasto, debiéndose registrar en la cuenta 472 «Hacienda Pública, IVA soportado». Dicho IVA soportado se dará de baja cuando se produzca la liquidación del IVA, junto con el IVA repercutido que haya registrado la empresa, surgiendo por la diferencia un activo o pasivo frente a la Hacienda Pública.
Por último, y dada la obligación fiscal del arrendatario de realizar una retención al arrendador de parte del importe del arrendamiento que debe pagar, el arrendatario deberá registrar la retención que realiza en una cuenta de pasivo hasta su ingreso a la Hacienda Pública. En concreto, en la cuenta 4751 «Hacienda Pública, acreedora por retenciones practicadas».
Aplicación práctica:
La empresa «Arrienda» firmó con la entidad «Deja» un contrato de arrendamiento de un local donde «Arrienda» va a poner sus oficinas.
El contrato se firma el 1 de diciembre de 20X1, y al cierre de ejercicio la empresa «Deja» le manda una factura a «Arrienda» con el siguiente desglose:
• Cuota de alquiler mensual: 3.000 euros.
• Gastos por suministros eléctricos del mes de diciembre: 200 euros.
• Comunidad del local: 100 euros.
• IVA soportado: 21%.
• Retención por el alquiler: 21%.
El IVA soportado se considera deducible. El arrendamiento se considera operativo a efectos contables.
Se pide realizar el registro contable por parte de la empresa «Arrienda» de la factura recibida.
Solución:
– Por el pago de la factura el 31 de diciembre de 20X1:

Algunos aspectos de interés:
a) En relación al gasto por arrendamiento, se registra como gasto contable, dado que se trata de un arrendamiento operativo y la corriente real establece que corresponde al mes de diciembre.
b) Los gastos por electricidad y comunidad que repercute el arrendador se registran por su naturaleza en aplicación al principio del devengo.
c) Dado que la empresa podrá deducirse el IVA, se registra como IVA soportado, no como mayor valor del gasto registrado.
d) La retención fiscal al arrendador se calcula únicamente sobre el importe del arrendamiento y se registra como pasivo, dado que la empresa deberá ingresarlo en la Hacienda Pública.

NOTA
1) Consulta comentada por M. Mercedes Ruiz de Palacios Villaverde y Enrique Rua Alonso de Corrales (Departamento de Economía Financiera y Contabilidad. Universidad San Pablo-CEU).
2) El arrendamiento operativo es un acuerdo mediante el cual el arrendador conviene con el arrendatario el derecho a usar un activo durante un período de tiempo determinado, a cambio de percibir un importe único o una serie de pagos o cuotas, sin que se trate de un arrendamiento de carácter financiero. Los ingresos y gastos, correspondientes al arrendador y al arrendatario, derivados de los acuerdos de arrendamiento operativo serán considerados, respectivamente, como ingreso y gasto del ejercicio en el que los mismos se devenguen, imputándose a la cuenta de pérdidas y ganancias.

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