Los recursos destinados por las empresas a la formación de sus trabajadores constituyen para estas un gasto contable que debe ser registrado en una cuenta del grupo 6, en concreto, existe un subgrupo especifico donde se recogen los gastos que le genera a la empresa su personal, el Subgrupo 64, Gastos de personal.
En algunas ocasiones dichos cursos son subvencionados por las Administraciones Públicas o entidades privadas, e incluso por la propia Seguridad Social. En estos casos, en lugar de recibir la subvención, se bonifica la cuota empresarial de la cotización a la Seguridad Social, descontando a la empresa el importe de la formación a sus trabajadores de dicha cuota.
La consulta plantea cómo debe registrar la empresa dichos cursos subvencionados mediante una bonificación en la cuota empresarial a la Seguridad Social.
Contabilización
Los gastos incurridos en la formación del personal de la empresa tienen la naturaleza contable de gastos de personal y deben figurar en la cuenta de pérdidas y ganancias formando parte integrante de los resultados de explotación. A tal efecto, puede utilizarse la cuenta 649, Otros gastos sociales.
Si para el desarrollo de dichos cursos de formación la empresa recibe subvenciones, son aplicables el PGC NRV 18ª, o en su caso, el PGC PYMES NRV 18ª, relativas ambas a las Subvenciones, donaciones y legados recibidos. Según dicha normativa, la subvención se contabiliza como un ingreso contable y se debe reconocer en la cuenta de pérdidas y ganancias como ingreso sobre una base sistemática y racional de forma correlacionada con el gasto derivado de la subvención.
En este caso concreto, se trata de una subvención para gastos específicos, de forma que cuando se produzca el curso de formación y, por tanto, se devengue el correspondiente gasto, deberá registrarse el ingreso de la subvención, todo siempre con independencia de la corriente financiera.
Si la subvención se pone de manifiesto como una bonificación de la cuota empresarial a la Seguridad Social e inicialmente sea un menor gasto a registrar en la cuenta (642) Seguridad social a cargo de la empresa, existen dos opciones de registro:
a) La cuantía es relevante: el gasto a registrar relativo a la cuota de la Seguridad Social se registra por el importe que le corresponde a la empresa sin deducir la bonificación, y por otro lado se contabiliza el gasto por el curso de formación y el importe de la subvención por la bonificación en la correspondiente cuenta de ingreso.
b) La cuantía es poco relevante: en aplicación del principio de importancia relativa, puede admitirse que se registre como un menor gasto en la cuenta relativa a la Seguridad Social de la empresa. Con esta opción no se registra ningún ingreso por la subvención, siendo finalmente dicha subvención un menor gasto.
Aplicación práctica
Durante el año 2013 el personal de la empresa DESTREZAS S.A. ha realizado cursos de formación para el aprendizaje de los nuevos sistemas informáticos que la empresa ha implantado, para lo cual, la empresa ha contratado a la compañía que le ha instalado dicho sistema, pagando al cierre del ejercicio por dicho concepto 20.000 euros.
Por otra parte y dado que dichos cursos cumplen las condiciones exigidas por la Seguridad Social, la empresa ha disfrutado de una bonificación en la cuota empresarial a la Seguridad Social , ahorrándose el importe de los mismos.
Se pide la contabilización de las anotaciones correspondientes a la operación descrita en el año 2013, teniendo en cuenta dos alternativas independientes:
a) Dado el numero de trabajadores y, por tanto, de los gastos que le genera a la empresa, la bonificación de la cuota empresarial es relevante para la empresa ya que en el año 2013 dicha cuota ha ascendido a 50.000 euros.
b) No se considera relevante el importe de la bonificación, dado que en ese año el importe de la cuota empresarial a la Seguridad Social de la empresa es de 500.000 euros.
Solución
a) El importe se considera relevante:
1. Por el devengo de la cuota empresarial a la Seguridad Social:
| Núm | Cuenta | Debe | Haber |
| 642 | Seguridad social a cargo de la empresa | 50.000 | |
| 476 | Organismos de la seguridad social acreedores | 50.000 |
2. Por el devengo del gasto de formación:
| Núm | Cuenta | Debe | Haber |
| 649 | Otros gastos sociales | 20.000 | |
| 410 | Acreedores por prestación de servicios | 20.000 |
3. En el año 2013, por el registro de la subvención y la minoración de la deuda con la Seguridad Social al suponer una bonificación en el pago de la cuota empresarial:
| Núm | Cuenta | Debe | Haber |
| 476 | Organismos de la Seguridad Social acreedores | 20.000 | |
| 942 | Ingresos de otras subvenciones, donaciones y legados | 20.000 |
4. Al cierre, por la imputación a resultados una vez ya está devengado el gasto de formación:
| Núm | Cuenta | Debe | Haber |
| 842 | Transferencias de otras subvenciones, donaciones y legados | 20.000 | |
| 747 | Otras subvenciones, donaciones y legados transferidos al resultado del ejercicio | 20.000 |
5. Al cierre, por el cierre de las cuentas de los grupos 8 y 9:
| Núm | Cuenta | Debe | Haber |
| 942 | Ingresos de otras subvenciones, donaciones y legados | 20.000 | |
| 842 | Transferencia de otras subvenciones, donaciones y legados | 20.000 |
6. Por el pago del curso de formación y de la cuota empresarial a la Seguridad Social:
| Núm | Cuenta | Debe | Haber |
| 410 | Acreedores por prestación de servicios | 20.000 | |
| 476 | Organismos de la Seguridad social acreedores | 30.000 | |
| 572 | Bancos | 50.000 |
b) El importe no se considera relevante:
1. Por el devengo de la cuota empresarial a la Seguridad Social:
| Núm | Cuenta | Debe | Haber |
| 642 | Seguridad social a cargo de la empresa | 480.000 | |
| 476 | Organismos de la seguridad social acreedores | 480.000 |
2. Por el devengo del gasto de formación:
| Núm | Cuenta | Debe | Haber |
| 649 | Otros gastos sociales | 20.000 | |
| 410 | Acreedores por prestación de servicios | 20.000 |
3. Por el pago del curso de formación y de la cuota empresarial:
| Núm | Cuenta | Debe | Haber |
| 410 | Acreedores por prestación de servicios | 20.000 | |
| 476 | Organismos de la Seguridad social acreedores | 480.000 | |
| 572 | Bancos | 500.000 |
NOTA
Consulta comentada por M. Mercedes Ruiz de Palacios Villaverde y Enrique Rua Alonso de Corrales (Departamento de Economía Financiera y Contabilidad. Universidad San Pablo-CEU).
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