Conservación de facturas por medios electrónicos (RF 26/21 29 de Junio de 2021 al 05 de Julio de 2021)

11 
Una entidad que recibe facturas completas o simplificadas en soporte papel por parte de sus proveedores, quiere llevar a cabo su conservación mediante una fotografía que mostraría su contenido íntegro. Esta fotografía se enviaría por correo electrónico a una cuenta de correo corporativa específicamente creada para la recepción de facturas y alojadas en un servidor cloud de reconocido prestigio. Posteriormente, se procedería a la destrucción del soporte papel original de las facturas, si bien las imágenes de dichos documentos permanecerían almacenadas digitalmente durante los plazos de conversación establecidos legalmente.En materia de conservación de facturas, la DGT señala que debe efectuarse, sea cual sea el medio escogido para ello, de forma que se garantice el acceso a ellas por parte de la Administración tributaria sin demora, así como la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, en los términos establecidos en el Rgto Fac art.8 (DGT CV 12-7-16V3253-16).Cuando el medio elegido para la conservación de las facturas sea el electrónico, deben tenerse en cuenta los requisitos adicionales contenidos en el Rgto Fac, entre los que no se incluye la necesidad de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitación para su conservación por medios electrónicos (Rgto Fac art.21 y 23).Los software de digitalización homologados serán aquellos referidos en la AEAT Resol 24-10-07EDL 2007/183722, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la OM EHA/962/2007, que se encuentra en vigor en todo lo que no contradiga al Rgto Fac.Sin embargo, nada impide que la digitalización se efectúe a través de otros medios, siempre y cuando se sigan reuniendo los requisitos de garantía señalados. En cuanto a los formatos, la mencionada Resolución dispone, entre otras cuestiones, que se entenderán como «formatos estándares de uso común» y serán admitidos como tales, aquellos que estén publicados en la página web de la Agencia Tributaria (www.agenciatributaria.es), similares a ISO 19005 (PDF/A), PNG, o JPEG2000. La técnica de compresión empleada, en su caso, debe ser sin pérdida de información.Para garantizar la independencia de la plataforma tecnológica y evitar su obsolescencia, los formatos utilizados deben ser autodocumentados y autosuficientes en contenido para asegurar el acceso a las imágenes.Por último, corresponde a la AEAT, a través de los órganos que desarrollan las funciones de gestión tributaria, el ejercicio de las actuaciones de información y asistencia tributaria y, en concreto, en cuanto a la forma en que debe darse cumplimiento a las obligaciones derivadas del IVA (LGT art.117).DGT CV 4-1-21V0002-21

Imprimir