Medios de expedición y conservación de las facturas

La DGT se ha pronunciado sobre diversas cuestiones relacionadas con la facturación:
1) Medios de expedición de las facturas: el Rgto Fac establece la necesidad de garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido tanto para las facturas en papel como para las factura electrónicas. Dichos requisitos pueden garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho (Rgto Fac art.8). El Rgto Fac señala un medio particular, a título ejemplificativo, para cumplir con este objetivo, como es mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta (Rgto Fac art.8).
No existe ningún precepto que defina qué se entiende por controles de gestión usuales o pista de auditoría fiable, pero existen unas Notas Explicativas de las normas de facturación relativas al IVA analizadas por la Comisión Europea que, aunque no son jurídicamente vinculantes ni para los Estados miembros ni para la propia Comisión, pueden arrojar cierta luz sobre los conceptos anteriormente señalados. Así, las citadas notas señalan lo siguiente:
a. Control de gestión: se trata del proceso creado, aplicado y mantenido al día por las personas responsables (dirección, personal y propietarios) para ofrecer garantías razonables respecto a los informes de carácter financiero, contable y reglamentario y al cumplimiento con los requisitos legales. En concreto, debe interpretarse como el proceso por el cual un sujeto pasivo ha creado, aplicado y mantenido al día un nivel razonable de garantía de la identidad del proveedor de los bienes o del prestador de los servicios o del emisor de la factura (autenticidad del origen), del hecho de que el contenido relativo al IVA no ha sido modificado (integridad del contenido), y de la legibilidad de la factura desde el momento de su expedición hasta el final del período de conservación. Un ejemplo de control de gestión es la verificación de la correspondencia de los justificantes.
La importancia concedida a los justificantes depende de factores como, por ejemplo, el grado de independencia del emisor de los justificantes con respecto al sujeto pasivo y la importancia atribuida a dichos documentos en el proceso contable.
En el caso del proveedor de los bienes o del prestador de los servicios se puede verificar la correspondencia de la factura con una orden de compra, los documentos de transporte y la recepción del pago. En el caso del destinatario, se puede verificar la correspondencia de la factura con la orden de compra autorizada (aviso de confirmación de compra), el albarán de entrega, la notificación de pago y de envío. No obstante, son sólo algunos ejemplos típicos de documentos que pueden estar disponibles en una empresa, siendo posible verificar la correspondencia de otros muchos documentos con la factura.
b. Pista de auditoría fiable: en el contexto de la contabilidad, una pista de auditoría es el flujo documentado de una operación desde que se inicia, siendo un ejemplo de documento fuente una orden de compra, hasta que finaliza, por ejemplo mediante el registro final en las cuentas anuales, y viceversa, interrelacionando los distintos documentos del proceso. Incluye documentos fuente, operaciones procesadas y referencias al vínculo entre ambos.
Puede considerarse fiable cuando el vínculo entre los justificantes y las operaciones procesadas se puede seguir con facilidad (es decir, se dispone de suficientes detalles para vincular los documentos), se atiene a los procedimientos definidos y refleja los procesos que realmente han ocurrido.
Este objetivo se puede alcanzar, por ejemplo, mediante documentos de terceros, como extractos de cuenta bancarios, documentos del destinatario o del proveedor de los bienes o prestador de los servicios (documentos de la contraparte) y controles internos, como la separación de tareas.
A los efectos del IVA, una pista de auditoría debe ofrecer un vínculo comprobable entre una factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que permita verificar si la factura correspondiente refleja la efectiva ejecución de la entrega de bienes o la prestación de servicios. El sujeto pasivo podrá determinar, a su discreción, el método para demostrar el vínculo entre una factura y la entrega de bienes o prestación de servicios.
Por ejemplo, una pista de auditoría podría incluir distintos documentos, tales como una orden de compra, documentos de transporte y la propia factura, con la documentación que permita comprobar que dichos documentos se corresponden o con la simple indicación del hecho de que los tres documentos efectivamente se corresponden.
Tanto los controles de gestión como la pista de auditoría fiable deben ser adecuados al tamaño, la actividad y el tipo de sujeto pasivo y tener en cuenta el número y el valor de las operaciones, así como el número y el tipo de proveedores de bienes o prestadores de servicios y destinatarios. Cuando proceda se deben tener en cuenta, asimismo, otros factores.
2) Conservación de las facturas: el nuevo Rgto Fac sigue permitiendo la digitalización certificada de facturas de forma que el obligado tributario puede prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base. Los software de digitalización homologados son los referidos en la AEAT Resol 24-10-07.

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