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Utilización de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en las actuaciones de la Seguridad Social

Regulación del Sistema de remisión electrónica de datos (en adelante, Sistema RED) para las siguientes materias: inscripción de empresas, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores, cotización y recaudación de empresas y trabajadores; comunicación de partes médicos de baja, de confirmación de la baja y de alta correspondiente a procesos de incapacidad temporal cuya gestión esté encomendada a la entidad gestora o a la mutua; cualquier otra actuación que venga exigida en la normativa de la Seguridad Social, cuya gestión venga atribuida a la TGSS. La obligación de informar sobre los datos figurados en las relaciones nominales de trabajadores (documentos serie TC-2) que se transmitan por el Sistema RED, se considera cumplida mediante la colocación o puesta a disposición de los trabajadores, a través de la presentación en pantalla de ordenador o terminal informático. En el supuesto de falta de ingreso de las obligaciones de pago correspondientes, la aportación en soporte informático de los datos de las relaciones nominales de trabajadores efectuada en plazo reglamentario se considera como presentación de documentos de cotización. En aquellos supuestos en los que existiendo transmisión electrónica de la relación nominal de trabajadores a través del Sistema RED, y por razones técnicas la TGSS Social no pueda calcular la liquidación correspondiente, no es necesario adjuntar, para su sellado y validación, dicha relación nominal de trabajadores (documentos serie TC-2) al boletín de cotización (serie TC-1) en el momento del ingreso de las cuotas en cualquiera de las oficinas recaudadoras autorizadas. Al respecto, en la casilla del boletín de cotización (serie TC-1) reservada a firma y sello del empresario se indicará: «No acompaña TC-2 Autorización TGSS número………………. de fecha…………………………..».
1. Las notificaciones de los actos administrativos que traigan causa o se dicten como consecuencia de los datos que deban comunicarse electrónicamente a través del Sistema RED se han de efectuar en la sede electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social, en la dirección electrónica https://sede.seg-social.gob.es. Las personas, físicas o jurídicas, o entes sin personalidad jurídica no incorporados al Sistema RED pueden manifestar su voluntad de recibir las notificaciones y comunicaciones de la Administración de la Seguridad Social por medios electrónicos, quedando automáticamente obligados a recibirlas mediante comparecencia en dicha sede electrónica desde que hayan ejercitado su opción por esa forma de notificación. Las mutuas deben incorporarse al sistema de notificación electrónica, a efectos de recibir las notificaciones y comunicaciones de la Administración de la Seguridad Social mediante comparecencia en la SEDESS, desde la fecha de efectos de la autorización de su constitución. La obligación de recibir por medios electrónicos las notificaciones y comunicaciones efectuadas por la Administración de la Seguridad Social alcanza a todas las actuaciones y procedimientos en materia de Seguridad Social, incluidos los correspondientes a la recaudación. Los sujetos responsables incorporados al Sistema RED a 1-4-2013, quedan inicialmente obligados a comparecer en la SEDESS, a efectos de recibir las notificaciones y comunicaciones que les dirija la Administración de la Seguridad Social, en el plazo de un mes a contar desde el día siguiente a aquel en que se les notifique la resolución sobre su inclusión en el sistema de notificación electrónica.
La Administración de la Seguridad Social puede practicar las notificaciones y comunicaciones por medios no electrónicos, en los siguientes supuestos: cuando la notificación o comunicación se practique con ocasión de la comparecencia espontánea del interesado o de su representante en las dependencias de la Administración de la Seguridad Social; cuando la notificación o comunicación electrónica resulte incompatible con la inmediatez o celeridad que requiera la actuación administrativa para asegurar su eficacia.
2. La incorporación al Sistema RED es obligatoria para los sujetos responsables de la obligación de cotizar siguientes: empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar encuadrados en cualquiera de los regímenes del sistema de la Seguridad Social, con independencia del número de trabajadores que mantengan en alta. En el caso de los trabajadores incluidos en el RETA, con excepción de los correspondientes al Sistema Especial de Trabajadores por Cuenta Propia Agrarios, sólo están obligados a su incorporación efectiva al Sistema RED los que al mismo tiempo tengan la condición de empresarios obligados a transmitir por dicho sistema los datos relativos a sus trabajadores, en cuyo caso también están obligados a transmitir por el mismo sistema sus propios datos como trabajadores autónomos. Los restantes sujetos responsables pueden incorporarse voluntariamente para la realización de los trámites administrativos que en cada momento permita dicho sistema para estos colectivos. En todo caso se precisar para la incorporación la autorización previa otorgada por la TGSS.
La incorporación al Sistema RED no es obligatoria para las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar encuadrados en el Régimen General, por lo que respecta a los colectivos de profesionales taurinos y representantes de comercio y a los Sistemas Especiales para Empleados de Hogar y de la Industria Resinera, así como en el Régimen Especial de los Trabajadores del Mar, respecto a los trabajadores por cuenta propia.
En caso de incumplimiento de la obligación de incorporación al Sistema RED, las empresas, agrupaciones de empresas y demás sujetos responsables del cumplimiento de la obligación de cotizar no pueden solicitar u obtener reducciones, bonificaciones o cualesquiera otros beneficios en las bases, tipos y cuotas de la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta, quedando suspendidos, sin más trámite, los que tuvieran concedidos, respecto de todos sus trabajadores por cuenta ajena o asimilados y respecto de todos sus códigos de cuenta de cotización, tanto principales como secundarios, desde la fecha en que tal incorporación debió realizarse. Dicha suspensión se aplica, asimismo, a los sujetos responsables que dejen de utilizar de forma efectiva el Sistema RED en las actuaciones relativas al encuadramiento, cotización y recaudación. No se produce la pérdida de dicho beneficios cuando la falta de transmisión de datos a través del Sistema RED se debe a causas de carácter técnico imputables a la TGSS.
3. Para actuar en el Sistema RED es necesaria la autorización de la TGSS, tanto en nombre propio como en nombre de otros. Las autorizaciones otorgadas con anterioridad al 1-4-2013 a profesionales colegiados y terceros son válidas, salvo manifestación expresa en contrario, y sin perjuicio de que la TGSS pueda en cualquier momento solicitar la acreditación de la representación, procediendo a dejar sin efecto la autorización respecto de las empresas o sujetos obligados en el caso de que no se acredite suficientemente ésta.
4. La responsabilidad de las actuaciones realizadas recae en todo caso sobre el autorizado, con independencia de quien las efectúe. Se prohibe expresamente al autorizado RED y a los usuarios designados por éste el tratamiento automatizado de los datos a los que tengan acceso mediante la creación de ficheros informáticos para fines distintos de los estrictamente propios del Sistema RED. Es responsabilidad del autorizado mantener actualizada la relación de usuarios acreditados a operar en el sistema, en el marco de su autorización.
5. La conexión se realiza a través de internet. Excepcionalmente, la TGSS puede autorizar a determinados sujetos responsables con un elevado número de trabajadores, a optar por una modalidad de intercambio electrónico de datos bajo protocolo «ad hoc». Y las modalidades de trabajo utilizadas por el Sistema RED son dos: conexión directa con la TGSS; envío y recepción de ficheros con una estructura determinada, según instrucciones técnicas que figuran en la página web de la Seguridad Social.
6. Se crea y regula el Registro electrónico de apoderamientos de la Seguridad Social para la constancia de los poderes que se otorguen con la finalidad de realizar trámites y actuaciones por medios electrónicos. Este registro no tiene carácter público.

NOTA
Se deroga la OM 3-4-1995; de la OM TAS/1562/2005 art.28, disp.adic.4ª y disp.adic.5ª; de la OM ESS/229/2012 disp.adic.única.1 y 2

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