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Retenciones en las nóminas

A una empresa la Hacienda Pública le reclama unas cantidades en concepto de retenciones mal practicadas en las nóminas de ejercicios anteriores, motivo por el cual se plantea cómo han de ser contabilizadas las mismas. En concreto, se plantea qué registro contable procede al haber efectuado mal las retenciones a los trabajadores a cuenta del IRPF, por parte de una empresa, y en concreto de la rectificación que debe realizarse.
Contabilización:
A este respecto, para que sea tratado contablemente como un error u omisión hay que tener en cuenta que este se produce en las cuentas anuales de ejercicios anteriores por no haber utilizado, o no haberlo hecho correctamente, la información disponible cuando se elaboraron. Para poder realizar el registro de la rectificación necesaria tras el error en la retención en la nómina de los trabajadores en concepto de IRFP resulta de aplicación el PGC NRV 22ª “Cambios en criterios contables, errores y estimaciones contables”, que establece a este respecto que tanto para la subsanación de errores contables como para cambios que se produzca en criterios contables, se han de aplicar de forma retroactiva y su efecto se ha de calcular desde el ejercicio más antiguo para el que se disponga de información. En consecuencia, el ingreso o gasto que pudiera surgir correspondiente a ejercicios anteriores va a suponer, en el ejercicio en que se detecta el error, el correspondiente ajuste por el efecto acumulado de las variaciones de los activos y pasivos, el cual se ha de imputar directamente en el patrimonio neto a una partida de reservas, salvo que afecte a un gasto o ingreso que se haya sido imputado en los ejercicios previos directamente en otra partida del patrimonio neto.
Además de la rectificación señalada, en estos casos se deben modificar las cifras afectadas en la información comparativa de los ejercicios a los que les afecte el cambio de criterio contable, así como incorporar la correspondiente información en la memoria contable.
Con base en lo anterior, al haberse efectuado mal la retención en concepto del IRPF, la subsanación va a motivar:
a) Si la retención debiera haber sido mayor: se ha de registrar un pasivo con la Hacienda Pública, y a su vez un derecho de cobro sobre los trabajadores dado que son ellos los obligados a realizar el pago, dado que la empresa en este caso es un mero intermediario.
b) Si la retención debiera haber sido inferior: se va a generar un derecho de cobro frente a la Hacienda Pública por la cuantía ingresada en exceso que la Hacienda debe devolver, y un pasivo con los trabajadores dado que dicho importe ha de ser entregado a estos.
En cuanto al patrimonio de la empresa, no se ve afectado, sin perjuicio del resultado que posteriormente pueda derivarse de la obligación de estimar el posible deterioro del derecho de cobro frente a los trabajadores.
Aplicación práctica:
La empresa RPP, contabilizo el mes de diciembre de 2014 los siguientes gastos de personal:
– Sueldo bruto de los empleados: 250.000 euros.
– Seguridad Social a cargo de la empresa : 55.000 euros (22% sobre el sueldo bruto).
– Seguridad social de los empleados : 25.000 euros (10% sobre el sueldo bruto).
– Retención a cuenta del IRPF : 37.500 euros (15% sobre el sueldo bruto).
En el ejercicio siguiente, en el mes de enero de 2015, al contabilizar los gastos de personal se da cuenta de que las retenciones de diciembre pasado estaban mal efectuadas, ya que en vez del 15% la cantidad que debía haber retenido para ajustar el IRPF de los trabajadores a sus condiciones fiscales era del 17%.
Se plantea cómo han de ser contabilizadas las operaciones antes descritas correspondientes a los años 2014 y 2015.
Solución:
– El 31-12-2014, por la contabilización de la nómina del mes de diciembre:

Núm Cuenta Debe Haber
640 Sueldos y salarios 250.000
642 Seguridad Social a cargo de la empresa 55.000
475 Hacienda Pública acreedora por conceptos fiscales 37.500
476 Organismos de la Seguridad Social acreedores 80.000
572 Bancos 187.500

– El 31-1-2015, por la corrección del error del año anterior en la retención del IRPF:

Núm Cuenta Debe Haber
544X Derecho de cobro sobre los trabajadores 5.000
475 Hacienda Pública acreedora por conceptos fiscales 5.000

El importe registrado (15%) es de 37.5000 euros, siendo el importe correcto (17%) de 42.5000 euros
– El 31-1-2015, por la contabilización de la nómina de enero (considerando los mismos datos de la nómina de diciembre 2014) con la retención correcta:

Núm Cuenta Debe Haber
640 Sueldos y salarios 250.000
642 Seguridad Social a cargo de la empresa 55.000
475 Hacienda Pública acreedora por conceptos fiscales 42.500
476 Organismos de la Seguridad Social acreedores 80.000
572 Bancos 182.500

NOTA
Consulta comentada por M. Mercedes Ruiz de Palacios Villaverde y Enrique Rua Alonso de Corrales (Departamento de Economía Financiera y Contabilidad. Universidad San Pablo-CEU).

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