La nueva regulación sobre la formación programada por las empresas va a ser de aplicación a las acciones formativas que se inicien a partir del 1-1-2018, manteniéndose la actual regulación en materia de formación de demanda (ver nº 3894 s. Memento Social 2017).
A efectos del seguimiento, control y evaluación de este tipo de formación, se entiende por Administración Pública competente cada comunidad autónoma respecto de las empresas que tengan todos sus centros de trabajo en el ámbito territorial de aquella, y el SEPE respecto de las empresas con centros de trabajo en más de una comunidad autónoma, sin perjuicio de las competencias que corresponden a este organismo sobre el diseño, la implantación y administración del sistema electrónico para la realización de las comunicaciones de inicio y finalización de la formación a la Administración Pública competente.
Sobre la regulación reglamentaria de esta iniciativa de formación profesional para el empleo cabe resaltar las siguientes cuestiones.
Financiación y costes de formación
(RD 694/2017 art.11, 16, 17 y 18)
En relación con el crédito de formación, el reglamento desarrolla las siguientes cuestiones:
1. A los efectos de la determinación de la correspondiente bonificación en la cotización empresarial, se entiende por cuantía ingresada por la empresa en concepto de cuota de formación profesional durante el año anterior los ingresos, descontadas las devoluciones, efectivamente realizados por la empresa de enero a diciembre, siempre que se refieran a cuotas devengadas desde el mes de diciembre previo al citado período, salvo para las empresas que tengan autorizado el pago trimestral o diferido, en cuyo caso se tienen en cuenta los devengos desde el mes de octubre o de noviembre, respectivamente.
2. Las empresas de nueva creación pueden aplicar también la fórmula específica para este supuesto para determinar el crédito de formación del año siguiente al de su constitución si el crédito así resultante les es más favorable que el que resultaría de aplicar el procedimiento general.
Con anterioridad a la aplicación del crédito de formación, las empresas que abran nuevos centros de trabajo y las de nueva creación deben comunicar a la Administración Pública competente la concurrencia de los hechos que dan origen al citado crédito.
3. A través del sistema electrónico de comunicación de las acciones formativas, las empresas de menos de 50 trabajadores pueden comunicar a la Administración Pública competente, durante el primer semestre del ejercicio en curso, la voluntad de acumular su crédito de formación con el del siguiente o los dos siguientes ejercicios, de forma que el crédito de formación no dispuesto en un ejercicio pueda aplicarse en el siguiente o hasta los dos siguientes, según la voluntad manifestada por la empresa. Las cuantías no dispuestas en el último de los ejercicios mencionados se consideran desestimadas por las empresas y no puedenn recuperarse para ejercicios futuros.
4. Las empresas pueden agruparse por razones de eficacia empresarial con el fin de gestionar de forma conjunta y eficiente sus respectivos créditos de formación. Asimismo, cuando se trate de empresas de menos de 100 trabajadores estas, además, pueden agruparse con criterios territoriales o sectoriales.
Respecto a los costes de formación, cabe destacar:
1. Los costes de formación se determinan para cada acción formativa o grupo formativo de alumnos, prorrateando, en función de las horas de formación de cada uno de ello, alguno de los gastos realizados entre varios grupos de alumnos de la misma acción formativa. El número total de horas de formación se obtiene de multiplicar el número de horas de duración de la acción formativa por el número de participantes en cada uno de los grupos de alumnos.
2. Cuando la formación se organice por la propia empresa, los tipos de costes que cabe tener en cuenta son los siguientes:
a) Los costes directos e indirectos de la actividad formativa, que están limitados, a efectos de su bonificación, por los módulos económicos máximos. Asimismo, los costes indirectos no pueden superar el 10% de la suma de los costes anteriores que resulten bonificables.
b) Los costes salariales del personal formado, incluyéndose en los mismos los costes salariales de los trabajadores que reciben formación en la jornada laboral. Estos costes de personal no son objeto de bonificación, pero se computan a efectos de la cofinanciación privada.
3. Cuando la organización de la formación se encomiende a las organizaciones y entidades externas, los tipos de costes que cabe tener en cuenta son:
a) Los costes directos e indirectos de la actividad formativa, exclusivamente los relacionados con la impartición. En todo caso, la suma de los costes indirectos en que pudieran incurrir la empresa y la entidad impartidora de la formación no puede superar, a efectos de su bonificación, el 10% del coste total de la actividad formativa financiada realizada y justificada.
b) Los costes de organización, según los porcentajes máximos establecidos, sobre el coste de la actividad formativa.
c) Los costes de personal.
La diferencia entre el coste total de la formación (incluidos los distintos tipos de costes que se han indicado) y la bonificación aplicada por la empresa, constituye la aportación privada realizada por esta a efectos de calcular el porcentaje mínimo de cofinanciación que, sobre el coste total de formación, se exige a las empresas de más de 5 trabajadores.
Por último, en lo que a la aplicación de las bonificaciones y su justificación se refiere, cabe resaltar:
1. Las empresas pueden aplicarse con carácter anual, en la forma establecida por la TGSS, las bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social a partir de la comunicación de finalización de la formación, en el plazo legalmente establecido, que reproduce el reglamento.
2. A los efectos de su justificación, los costes derivados de las acciones formativas de las empresas que hayan sido objeto de bonificación deben quedar expresamente identificados como tales en la contabilidad de la empresa, la cual debe mantene ra disposición de los órganos de control durante un período de 4 años y, en su caso, durante el período establecido en la legislación comunitaria la documentación justificativa (facturas, justificación contable y cualquier otro documento justificativo) de la realización de la formación.
3. En la realización de sus actividades de seguimiento y control, los servicios públicos de empleo deben comprobar la exactitud de la información comunicada electrónicamente y la realización de la formación bonificada.
Si tras la comprobación de la procedencia y exactitud de las bonificaciones aplicadas por las empresas, u otras actuaciones de seguimiento y control, se pusieran de manifiesto bonificaciones no aplicadas correctamente, incumplimientos de las obligaciones establecidas incluyendo la de mantener a disposición de los órganos de control la documentación justificativa y/o otras presuntas irregularidades, estos hechos pueden suponer la devolución, total o parcial, de las bonificaciones indebidamente aplicadas, en función de que el alcance de las comprobaciones efectuadas para cada entidad afectara a la totalidad o a parte de las acciones o grupos formativos. En cualquier caso, también supone la devolución parcial las bonificaciones aplicadas cuando dichas cuantías superen el crédito asignado a la empresa. El SEPE debe comunicar a las empresas las presuntas irregularidades que se deduzcan, con el fin de que formulen las alegaciones que estimen oportunas o, en su caso, procedan a la devolución de las cantidades indebidamente aplicadas. Si las alegaciones no son aceptadas y no se produce la devolución, el citado organismo lo debe comunicar a la ITSS para la apertura de las actas de liquidación y, en su caso, de sanción. Las cantidades correspondientes a las cuotas no devueltas e ingresadas por las empresas serán objeto de reclamación administrativa mediante acta de liquidación de la ITSS, devengando el correspondiente interés de demora.
Empresas beneficiarias y obligaciones
(RD 694/2017 art.12)
Pueden ser beneficiarias del crédito de formación, todas las empresas o entidades públicas no incluidas en el ámbito de los acuerdos de formación en las Administraciones Públicas que tengan centros de trabajo en el territorio nacional, cualquiera que sea su tamaño, sector y ubicación, desarrollen formación para sus trabajadores y coticen por formación profesional.
Para tales empresas, el nuevo reglamento fija una serie de obligaciones, entre otras:
a) Respetar el derecho de información y consulta de la representación legal de los trabajadores respecto de las acciones formativas programadas.
b) Comunicar el inicio y finalización de las acciones formativas.
c) Identificar en cuenta separada o epígrafe específico de su contabilidad todos los gastos de ejecución de las acciones formativas, así como las bonificaciones que se apliquen, bajo la denominación o epígrafe de «formación profesional para el empleo».
d) Garantizar la gratuidad de las iniciativas de formación a los trabajadores participantes en las mismas.
e) Hallarse la empresa al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social en el momento de aplicarse las bonificaciones.
Información a la representación legal de los trabajadores
(RD 694/2017 art.13)
La empresa debe solicitar de manera preceptiva y con anterioridad al inicio de las acciones formativas informe a la representación legal de los trabajadores, respecto de las acciones formativas programadas, incluidas las de los permisos individuales de formación, debiendo poner a disposición de la representación legal de los trabajadores al menos, determinada información que desarrolla el reglamento. El incumplimiento por parte de la empresa de esta obligación y de entregar a la representación legal de los trabajadores la documentación señalada , impide la adquisición y, en su caso, el mantenimiento del derecho a la bonificación.
El informe debe ser emitido en el plazo de 15 días desde la recepción de la documentación señalada, transcurrido el cual sin que se haya remitido el citado informe se entiende cumplido este trámite.
Si surgen discrepancias entre la dirección de la empresa y la representación legal de los trabajadores debe quedar constancia escrita y motivada de las mismas, y se dilucidan en un plazo de 15 días a computar desde la recepción por la empresa del informe de la representación legal de los trabajadores, sin que este trámite paralice la ejecución de las acciones formativas y su correspondiente bonificación. Si transcurrido ese plazo, se mantiene el desacuerdo, las discrepancias han de ser objeto de examen por la correspondiente estructura paritaria sectorial y en el supuesto de no mediara la correspondiente estructura paritaria sectorial, de que no existiera tal estructura o de que se mantuvieran las discrepancias tras la mediación, la Administración Pública competente debe conocer sobre ellas, si se deben a determinadas causas (p.e, discriminación de trato o abuso de derecho en la utilización de fondos públicos), la cual debe resolver sobre la adquisición y mantenimiento del derecho a la bonificación correspondiente a la acción o acciones formativas en las que se haya incurrido las causas indicadas.
Organización y ejecución de la formación
(RD 694/2017 art.14)
En esta materia, el reglamento -tras reiterar los mandatos legales sobre los modos de organizar la formación- desarrolla la posibilidad legal de que las empresas opten por encomendar la organización de toda o parte de la formación programada a una organización y entidad externa, señalando como tales organizaciones y entidades las siguientes: organizaciones empresariales o sindicales; estructuras paritarias constituidas en el ámbito de la negociación colectiva que cuenten con personalidad jurídica propia; asociaciones de trabajadores autónomos y de la economía social y otras entidades externas, incluidas las entidades de formación acreditadas y/o inscritas en el correspondiente registro habilitado por la Administración Pública competente.
Asimismo, las citadas organizaciones y entidades externas deben actuar como entidades organizadoras cuando las empresas de menos de 100 trabajadores decidan agruparse con criterios territoriales o sectoriales con el fin de gestionar de forma conjunta y eficiente sus respectivos créditos de formación, teniendo en cuenta que cada empresa de la agrupación solo puede disponer de su propio crédito de formación. Este tipo de formación puede realizarse por la propia entidad organizadora u otra entidad distinta, siempre que en ambos supuestos sean entidades formativas acreditadas y/o inscritas en el registro de entidades de formación habilitado por la Administración Pública competente.
Por último, se establecen las obligaciones de estas entidades organizadoras: comunicar el inicio y finalización de las acciones formativas; asegurar el desarrollo satisfactorio de las acciones formativas y la adecuación de la formación realizada a la actividad empresarial o mantener a disposición de los órganos de control competentes, la documentación justificativa de la organización de la formación encomendada por las empresas, entre otras.
Comunicación de las acciones formativas
(RD 694/2017 art.15)
Debe destacarse novedosamente lo siguiente:
1. Por un lado, que las empresas y entidades externas a las que se hubiese encomendado la organización de la formación deben comunicar la información de cada acción formativa y de cada uno de los grupos en que aquella se imparte, con el contenido mínimo que se establece. Asimismo, antes de que la empresa se aplique la bonificación correspondiente se debe comunicar la finalización de cada grupo formativo con información sobre la denominación de la acción formativa realizada, el listado de trabajadores participantes que han finalizado la formación, el número de horas lectivas y el coste total de la formación, con indicación del coste máximo bonificable.
2. Por otro lado, que dichas comunicaciones de inicio y finalización de la formación se deben realizar a la Administración Pública competente a través del sistema electrónico implantado por el SEPE con el apoyo técnico de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo.
En todo caso, el SEPE debe garantizar a las comunidades autónomas el acceso, en tiempo real, a las comunicaciones electrónicas realizadas por las empresas y las entidades organizadoras, así como el acceso a toda la información necesaria para que las comunidades autónomas, en el ámbito de su competencia, establezcan su sistema de evaluación, seguimiento y control de las acciones formativas de las empresas, así como para establecer la oferta formativa de los trabajadores ocupados en su ámbito territorial. A su vez, las comunidades autónomas deben trasladar en tiempo real los resultados de dichos procesos al SEPE a través del sistema electrónico indicado.
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