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Modificación de las obligaciones relativas a la legalización de los libros contables de los empresarios

Se establecen unos criterios procedimentales únicos y uniformes para la legalización de libros de toda clase de empresarios con el fin de ofrecer una mayor claridad y conseguir una mayor economía y seguridad en todos los trámites de legalización.
Asimismo se establece un nuevo formato para los soportes que contienen los ficheros relativos a los libros que empaqueta los archivos que conforman la legalización en un archivo comprimido, aportando simplicidad, ahorro de tamaño y disminución del tiempo de proceso en la tramitación telemática.
a) Sistema de legalización de libros.
1. Ejercicios iniciados antes de 29-9-2013. Pueden utilizarse libros encuadernados en blanco y ya legalizados para contabilidades, contratos, negocios jurídicos sobre participaciones o acciones y actas de ejercicios abiertos antes de 29-9-2013.
Una vez finalizado el ejercicio social se procede de la manera siguiente:
– se cierran los libros mediante diligencia que debe acreditarse, en el primer envío telemático de dichos libros, con la incorporación de un archivo con la certificación del órgano de administración que haga constar el cierre;
– si en los libros se han transcrito con posterioridad al cierre del ejercicio social citado, asientos contables, contratos o actas de un ejercicio posterior, se cierra el libro en cuestión y se trasladan dicho asientos, contratos o actas, al libro correspondiente, que debe enviarse telemáticamente.
2. Ejercicios iniciados a partir de 29-9-2013. Se establecen los criterios aplicables para la legalización de libros de todo tipo de empresarios, incluidas las UTEs, comunidades de bienes, asociaciones de cualquier clase, fundaciones u otras personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio, y que deben cumplirse tanto en la legalización de los libros obligatorios como en la de los no obligatorios que deseen legalizarse.
a. Requisitos:
En la legalización de los libros deben cumplirse los siguientes requisitos:
– los libros deben cumplimentarse en soporte electrónico, con los requisitos técnicos de formato y contenido establecidos al efecto (DGRN Instr 12-2-15 Anexo I);
– su presentación debe ser por vía telemática, después de su cumplimentación, en el plazo de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio social, a través de la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores, de la web registradores.org;
– la información relativa a cada libro debe disponer de un sistema de protección para garantizar la no manipulación, dicha protección se realiza mediante la utilización de la huella digital correspondiente a cada libro;
– las firmas de quienes autorizan la solicitud y la relación de firmas digitales generadas por los libros deben reunir los requisitos en materia de firma electrónica reconocida y con la preceptiva intervención de entidad prestadora de servicios de certificación.
No pueden legalizarse los siguientes libros:
– encuadernados en blanco para su posterior utilización;
– no encuadernados, también en blanco, y formados por hojas móviles;
– en soporte papel o en soporte electrónico de cualquier tipo no presentados por vía telemática.
b. Excepciones:
• Problemas técnicos que impiden la presentación por vía telemática: Excepcionalmente, se permite la presentación de los ficheros a legalizar mediante dispositivos de almacenamiento de datos siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
– imposibilidad manifiesta de presentación por vía telemática mediante la plataforma de tramitación telemática del Colegio de Registradores;
– utilización de soportes de almacenamiento de datos de entre los más habituales en el mercado;
– cumplimiento de los requisitos técnicos de formato y contenido exigidos a los ficheros (DGRN Instr 12-2-15 Anexo I);
– presentación de la instancia de solicitud de legalización de libros presentados en soporte magnético y de la relación de los libros cuya legalización se solicita, con indicación de la firma digital generada por cada uno de ellos, ajustadas al modelo oficial (RRM art.330; DGRN Instr 12-2-15 Anexo II y III).
• Justa causa que impide la presentación en formato electrónico:
En relación a los ejercicios cerrados hasta el 31-12-2014, cuando por justa causa no sea posible la presentación en formato electrónico el registrador debe permitir la presentación en formato papel, en plazo, de libros formados por hojas encuadernadas y cumplimentadas en los términos del Reglamento del Registro Mercantil (RRM art.333).
c. Procedimiento.
El procedimiento a seguir por el registrador en la legalización de libros es el siguiente:
1. Califica no sólo el contenido de la solicitud según lo que resulte de los ficheros presentados y los asientos de su Registro, sino también que el algoritmo SHA256 generado por los ficheros coinciden con el que consta en la relación de libros presentada.
2. Comprueba que el contenido de los ficheros legalizados y de los demás documentos presentados se ajusta a los requisitos establecidos al efecto:
• Si median defectos, suspende la legalización de los libros.
• Si no median defectos, extiende una certificación en la que, bajo su firma:
identifica al empresario, incluyendo, en su caso, los datos registrales, y los libros legalizados, con identificación de su clase y número, la firma digital generada por cada uno de ellos y los datos de la presentación y del asiento practicado en el libro-fichero de legalizaciones;
– en su caso, hace constar que la legalización se ha solicitado fuera del plazo legal (RRM art.333);
– hace mención expresa a la obligación del empresario de conservar una copia informática de idéntico contenido y formato de los ficheros correspondiente a los libros presentados a legalizar, a efectos probatorios.
3. Imprime una copia en papel de los ficheros y certifica, a solicitud de parte interesada o por mandato de la autoridad judicial competente, que los ficheros contenidos en el soporte se corresponden con los libros legalizados por generar la misma firma digital, y todo ello por referencia a los asientos practicados en el libro-fichero de legalizaciones (LEC art.327).
El registrador es responsable del debido cumplimiento de las obligaciones derivadas de la legislación sobre protección de datos.
d. Cuestiones particulares.
Se establecen diversas precisiones aplicables en la legalización de los libros de actas, los libros registro de socios o de acciones nominativas y los libros de contratos del socio único con la sociedad. En particular, respecto de los libros de actas, se establece lo siguiente:
– en cada ejercicio se deben legalizar las actas del ejercicio precedente; – el libro puede ser único para las actas de todos los órganos colegiados de la sociedad, o también para cada uno de los órganos colegiados;
– en cada libro debe constar la fecha de apertura y cierre del ejercicio;
– en cualquier momento del ejercicio social se pueden legalizar libros de detalles de actas con actas del ejercicio corriente a efectos probatorios o de cualquier otra naturaleza, y sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan de forma obligatoria estas actas;
– pueden ser objeto de legalización los libros de actas de un ejercicio determinado sin que lo esté el inmediatamente anterior o anteriores.
e) Rectificación de libros ya legalizados.
A efectos de rectificación de libros de cualquier clase ya legalizados, se debe incluir en el fichero correspondiente del envío de rectificación un archivo en el que conste certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado que contenga los datos correctos.

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