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Contabilidad y la auditoría de las entidades de gestión de derechos de propiedad intelectual

Desde 1-1-2016, las entidades de gestión de derechos de propiedad intelectual pueden aplicar el PGC de las entidades sin fines lucrativos. A estos efectos, en el primer ejercicio de aplicación del Plan deben respetarse las siguientes reglas:
a) Han de ser respetados los elementos patrimoniales que figuran en el balance de apertura, debiendo ser reclasificados de acuerdo con lo dispuesto en el Plan; valorados por su valor en libros; así como comprobado su deterioro de valor en dicha fecha. No obstante, la entidad puede optar por valorar todos los elementos patrimoniales por el importe que corresponda de la aplicación retroactiva del Plan. La contrapartida de los ajustes que deban realizarse es una partida de reservas.
b) Las cuentas anuales pueden ser presentadas incluyendo información comparativa de una de las dos maneras siguientes:
– no adaptada a los nuevos criterios, en cuyo caso las cuentas anuales han de ser calificadas como iniciales a los efectos de la aplicación del principio de uniformidad y del requisito de comparación;
– adaptada a los nuevos criterios, resultando como fecha de primera aplicación la de comienzo del ejercicio anterior al del inicio de la aplicación del Plan.
c) En la memoria debe crearse un apartado con la denominación de «Aspectos derivados de la transición a las nuevas normas contables», que ha de incluir la explicación de las principales diferencias entre los criterios contables aplicados en el ejercicio anterior y en el presente, así como la cuantificación del impacto de esta variación de criterios contables en el patrimonio neto de la entidad.
Asimismo, desde el 1-1-2015, se establecen una serie de reglas relativas a los aspectos que se detallan a continuación:
a) Formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales de las entidades de gestión de derechos de propiedad intelectual, exigiéndose:
– que la formulación sea efectuada por el máximo órgano ejecutivo de la entidad dentro de los 3 primeros meses siguientes al cierre de cada ejercicio -la regulación anterior establecía la obligación de confeccionar el balance y la memoria de actividades de la anualidad anterior dentro de los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio-. Dicha formulación debe ajustarse a las normas y a los modelos normales del PGC de las entidades sin fines lucrativos, o bien al CCom y NOFCAC, en el caso de cuentas consolidadas de entidades dominantes de otras sociedades mercantiles;
– las cuentas anuales y el informe del auditor deben ponerse a disposición de los miembros de la entidad en su domicilio social y en el de las delegaciones territoriales, con una antelación mínima de 15 días al de la celebración de la asamblea general en la que hayan de ser aprobadas -la regulación anterior establecía dicha obligación respecto del balance, con nota de haber obtenido o no el informe favorable del auditor-;
– las cuentas anuales deben ser aprobadas por la asamblea general en el plazo de 6 meses desde el cierre de cada ejercicio -esta cuestión no se establecía en la regulación anterior-; y
– dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, debe presentarse para su depósito en el Registro Mercantil del domicilio social certificación de los acuerdos de la asamblea general de aprobación de las cuentas anuales, a la que debe adjuntarse un ejemplar de cada una de las cuentas y del informe de los auditores -esta cuestión no se establecía en la regulación anterior-.
b) Memoria: esta completa, amplía y comenta la información contenida en el resto de documentos de las cuentas anuales e incluye información sobre las actividades desarrolladas para el cumplimiento del objeto y fines de la entidad de gestión de derechos de propiedad intelectual. Su contenido mínimo es el siguiente:
– importes totales de la facturación y de la recaudación efectivamente percibida del ejercicio, los cuales deben ser desglosados por cada uno de los derechos y modalidades de explotación administrados;
– importe total repartido con detalle de las cantidades: las asignadas y percibidas por los miembros de la entidad y por las entidades de gestión nacionales y extranjeras; las pendientes de asignación en el reparto; las asignadas a titulares que no sean miembros de la entidad en los casos de gestión colectiva obligatoria; y efectivamente las percibidas por estos. También deben ser desglosados por cada uno de los derechos y modalidades de explotación administrados;
– descuentos aplicados, igualmente desglosados por cada uno de los derechos y modalidades de explotación administrados;
– informe sobre la evolución y la situación de la entidad. En concreto, deben recogerse los acontecimientos importantes para la entidad posteriores al cierre del ejercicio, la evolución previsible de la entidad y las actividades de investigación y desarrollo realizadas en materias tales como sistemas de gestión de derechos;
– cantidades destinadas al cumplimiento de la función social desglosadas por conceptos, indicándose las entidades que realizan las correspondientes actividades, proyectos aprobados y cantidades destinadas a cada uno;
– modificaciones de los estatutos, normas de régimen interno y funcionamiento y del contrato de gestión, aprobadas durante el ejercicio;
– contratos suscritos con asociaciones de usuarios y contratos de representación celebrados con organizaciones nacionales y extranjeras, de gestión colectiva de derechos y prestaciones protegidas;
– evolución del número de miembros de la entidad, por cada una de las categorías previstas en los estatutos; y
– cantidades recaudadas acumuladas pendientes de asignación o de reparto efectivo y fechas de prescripción para su reclamación.
c) Auditoría: la regulación específica de la auditoría de las cuentas anuales de las entidades de gestión de derechos de propiedad intelectual exige que:
– todas las entidades de gestión sometan a auditoría sus cuentas anuales conforme a lo establecido en la LAC -con excepción de lo dispuesto respecto de la contratación y la rotación de los auditores (LAC art.19)-;
– el nombramiento de los auditores debe efectuarse por la asamblea general celebrada antes de que finalice el ejercicio a auditar o por el registrador mercantil del domicilio social, no pudiendo ser por un período inferior a 3 años ni superior a 10 ni ser renovado sin haber transcurrido al menos 3 años desde el anterior mandato;
– la asamblea general no puede revocar a los auditores antes de que finalice el período para el que fueron nombrados, a no ser que medie justa causa;
– el informe de auditoría debe redactarse en el plazo mínimo de un mes desde la entrega de las cuentas anuales a los auditores.
Por último, desde el 5-5-2015, el incumplimiento de las obligaciones de formulación y de auditoría de las cuentas anuales por parte de las entidades de gestión de derechos de propiedad intelectual, constituye una infracción grave, según los criterios de la LRJPAC art.131, imponiéndose como sanción una multa no puede ser superior al 1% de la recaudación total de la entidad del año anterior a la fecha de imposición de la multa y, en defecto de dicha recaudación, no puede ser inferior a 200.001 euros ni superior a 400.000 euros. La resolución sancionadora puede ser publicada en el BOE y, en su caso, en el Boletín de la Comunidad Autónoma correspondiente -una vez que sea firme en vía administrativa, y previa disociación de los datos personales que contenga.

NOTA
Cuando la asamblea general no hubiera nombrado al auditor antes de finalizar el ejercicio a auditar o la persona nombrada no acepte el encargo o no pueda cumplir sus funciones, el nombramiento lo efectúa el registrador mercantil del domicilio social a solicitud – obligatoria- del máximo órgano ejecutivo de la entidad- o bien -potestativa- de cualquier socio.

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